コミュニケーションツール『ちゃっとイルカ』活用事例

こんにちは。やさしい手教育研修グループの葉山と申します。

私は、やさしい手のヘルパー2級講習を受講し、訪問介護員として稼働していました。

その後、ヘルパー1級を受講、介護福祉士資格を取得しサービス提供責任者として訪問介護事業にて勤務しエリアマネージャー、

統括部長、役員を歴任し、今は、教育研修グループの一員として勤務しております。

私がサービス提供責任者として勤務していた頃は「もばイルカ」もなく、日々、ヘルパーさんと電話やメールでやり取りをし、

時には、ご利用者様宅まで連絡ノートを確認に行ったりと、今から思うとずいぶんと非効率だったなあと感じます。

やさしい手の訪問介護記録システム「もばイルカ」が導入され、ヘルパーさん自身が介護記録や申し送りを入力できるようになり

、ヘルパーさんとサ責との連携や情報共有ははとても進んできたと今のシステムを羨ましく思ってもいます。

ただ、「もばイルカ」はヘルパーさんとサ責間の共有ツールなので、やはり得た情報は担当のケアマネジャーやご家族に報告しなければなりません。

そこでご紹介させて頂くシステムが「ちゃっとイルカ」です。

「ちゃっとイルカ」はヘルパーさん、サ責、ケアマネジャーが同時に情報を共有できるツールです。

「もばイルカ」もあって、他にも入力するの？と負担に思っているかと思い、ヘルパーさんに使い方を聞いてみますと、皆さん、しっかり使い分けをしていました。

・ご利用者様の緊急対応はまず、電話で一報。

・介護記録や状況報告は「もばイルカ」に入力

・ご利用者様やご家族からのちょっとした情報はすぐに「ちゃっとイルカ」に入力

実は、介護の現場ではこのちょっとした情報が凄く重要になってきます。

【例えば、洗濯ものを収納する場所が変わった】などどいう情報は、すぐに明日のヘルパーさんに伝える必要があります。

伝わらなかった場合、ご利用者様からのクレームになってしまう事が度々あります。

直ぐに伝えたいけど、「もばイルカ」に入力する情報とまでではない場合にラインのようにやり取りができるのが「ちゃっとイルカ」です。

「ちゃっとイルカ」を使っているヘルパーさんの声

ここで実際に「ちゃっとイルカを活用しているヘルパーさんの声をご紹介させていただきます。

・報告後、すぐにサ責指示がくるので安心できる

・サービスの変更などはすぐに連絡が取れる

・直ぐに指示が欲しい時は電話するが、電話が繋がらない時もあるので、チャットを活用している。後で、折り返してくれる

・同じ利用者の要望や、引継ぎがHP同士でも可能

・HP同士ですぐに申し送ることができる

皆さん、ちゃっとイルカの良さを理解し、記録システムとの使い分けをしております。

ケアマネジャーとサ責とのやり取りについて

ケアマネジャーとサ責との間では

・新規依頼

・急な時間変更

・家族からの要望「買い物」など

・担会の調整も全て「ちゃっとイルカ」で完了します。

ここで、ちゃっとイルカの実際のやり取りをご紹介いたします。

【例１】

・サ責→ケアマネジャー

「おつかれさまです。 今日訪問したら、冷凍庫に賞味期限切れの牛乳1本と納豆２パックありました。 上記の件を記載して息子様にお伝えしてもいいでしょうか？」

・ケアマネジャー→サ責

「ご家族へ連絡お願いします。」

・サ責→担当ヘルパーさん全員宛

「現在サービス時、水・金・日曜日に炊飯をお願いしていますが、息子様がお昼御飯用にパンを持ってきてくださり、現在ごはんが余ってきています。訪問時ごはんの余りが多いようでしたら、炊飯なしで大丈夫です。ただ、パンが次いつ補充されるかもいまいちわからず、ちょっと様子見をしています。サイクルを決めて、またご連絡いたします。よろしくお願いいたします。」

【例２】

・サ責→担当ヘルパーさん全員宛

「本日の午後、〇〇様、退院になります。 炊飯の方法を以前同様、戻します。宜しくお願いします。 毎日1合を翌日5時に炊き上がるようにセットをお願いします。

※ただし、冷凍ご飯があるので、明日まではセットなしで、〇月〇日（〇）の担当者から、炊飯開始してください。 いつもありがとうございます。よろしくお願いします。」

【例３】

・サ責→担当ヘルパーさん全員宛

「【朝食】 一男さん：納豆、玉子豆腐、海苔、ヨーグルト、牛乳（125ml） キク井さん：納豆、ヨーグルト、牛乳（1ℓ） ☆追加点☆ 玉子豆腐は、一男さんのみ食べますが、開けずらいのと、タレをかけるのが難しいご様子なので、翌日の分の玉子豆腐を皿に出しタレをかけてラップをして冷蔵庫保存をお願いします。 なお、ご本人にも、準備してある旨、お伝えください。 以上になります。よろしくお願いいたします。」

いかがでしょうか？上記のように以前であればヘルパーさんお一人お一人に電話したり、メールを送ったりしていた業務が

「ちゃっとイルカ」では同時に複数のヘルパーさんに正しく伝える事ができます。

ヘルパーさんも明日のヘルパーさんに伝えてほしい事が、事業所に電話をしてサ責が不在だった場合などちゃんと伝わるかな～と不安に思う事もなくなります。

また、「ちゃっとイルカ」にケアマネジャーが入っていれば三者間だけでなく、ケアマネジャーからご家族にもすぐにお伝えして頂けます。

電話でのやり取りで「言った」「言わない」という事も「ちゃっとイルカ」では発生しません。

いつでも手軽に報告でき、手軽に確認する事ができるシステムが「ちゃっとイルカ」です。

最後に

現在、やさしい手で一番新しい訪問介護事業所の小山訪問介護事業所は、

これからの新しい訪問介護事業所のビジネスモデルとして

「もばイルカ」「ちゃっとイルカ」のみでなく事業所と

ご利用者様のコミュニケーションツールである「ひつじ」システム等、

サービス提供責任者の業務の効率化、業務負担の軽減に取り組み、

今まで、コーディネイトや報告・連絡・相談に要していた時間を

ご利用者様への定期訪問や再アセスメント・モニタリング・ケアマネジャーへの報告営業などの時間に変え、活動しています。

サ責業務は事務作業や電話がとか多い業務ですので、新しいコミュニケーションツールを駆使し、効率的な業務に変えてみませんか？

きっと私たちは、毎日誰かにチャットを送っていると思います。

ご利用者様の事も、ヘルパーさんへの連絡もケアマネジャーへの報告も新しいコミュニケーションツールで多職種連携がきっと進みます。

編集後記

今回はやさしい手教育研修グループの葉山さんに、

やさしい手で新しく開発されたコミュニケーションツール「ちゃっとイルカ」

についてのコラムを執筆していただきました。

「ちゃっとイルカ」についてもっと詳細な話が聞きたい、

その他やさしい手で使用しているシステムについて知りたい。等

どんな些細な事でも「やさしい手」まで是非ご相談ください。

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