やさしい手ケアマネージャーが「H2居宅」の活用事例、おススメ機能をご紹介！

やさしい手のケアマネジャー、籏野です。

今回は私がやさしい手のケアマネジメントシステム「H2居宅」を使ってみて、とても便利で驚いたこと、

仕事がサクサク進んで効率が上がったこと、データ連携の凄さなど

感動が大きかった順にご紹介したいと思います。

「H2居宅システム」おススメ機能ランキング

◆第1位「実績のデータ取り込み」

やはりデータ連携ですね。前回のコラムでも記載がありました、「実績のデータ取込み」

サービス提供実績を頂いてみたら、時間や曜日などサービスの変更が多く、実績入力に凄く

時間がかかる場合がありますよね。

「えっ、訪問する時間が30分時間ずれたの、振替で違う曜日になったの」等々

このような時間、曜日等の変更があっても、H2居宅システムでは「実績取込み」ボタンを

クリックするだけで一瞬にして取り込めます。

これまで目が痛くなりながら実績修正していたのが、一瞬で取り込めるなんてもう感激です！！

サービス事業所側にも協力して頂かないと取り込みは出来ないのですが、作業自体にはそれ程時間を要しません。

ケアマネジャー側のする事はクリックだけ、後は予定と違っている部分の確認ですが、

システム任せではなく、自分の目でしっかりと変更部分は確認していますよ。

ただしこの技を使えるようにするには、サービス事業所さんも、H2システムを使用しているか、

やさしい手自社開発システムの「むすぶくん」※の使用をしているか、のいずれかが条件となります。※先月のコラムでご紹介しています。

何度も繰り返して恐縮ですが、実績入力の時間が相当短縮されて大感激です。私だけではなく、どのケアマネジャーも1位に挙げる事と思います。

◆第2位「提供票の送付」

提供票をデータ連携で、簡単に送付出来る事、「提供票の送付」

提供票をFAXで送付する場合は一旦印刷してから、宛先ごとに仕分けをしたり、

名前の一部を塗りつぶしたりします。

また郵送の場合は封筒の用意や封入の手間、そして切手代もかかります。

それがデータ連携システムを使用すると、時間も手間もお金もかからずにあっという間にサービス事業所へ送ることが出来ます。

こちらはH2居宅システム単独の機能ではなく、「むすぶくん」を使用することで

他事業所との連携が出来るものです。

郵送、FAX、持参するのと比べると、かなりの時短になります。

もちろん経費節減にもなります。

こちらはサービス事業所に、「むすぶくん」の登録をして頂く必要がありますが、

数分あれば簡単に完了できます。

おかげさまで既に沢山の事業所に登録していただいています。

データ連携ってすごいですね。ケアマネジャーの業務効率化には必須ですよね。

◆第3位「書類の格納機能」

利用者ファイルのスリム化に繋がります。

サービス事業所からの報告書等で、ファイルがパンパンで何冊にもなっていませんか？

私はどのファイルもパンパンに膨れ上がらせてしまっており、毎日の出し入れで腱鞘炎寸前です。

H2システムでは、いただいた報告書やモニタリングなどをPDF化したものを、利用者別に取り込み格納することができます。

「むすぶくん」を使用すれば、もっと簡単です。

つまり、他事業所と様々な帳票類をデータでやり取り出来ますので、そのデータをそのままH2居宅システムへ取り込むだけで済みます。

コピー機の前で色々作業をしなくても、自分の席で受け取りからシステムへの格納までがすべて終わってしまうのです。

沢山格納してしまったら、どうやって見たいときに探すのでしょうか？

期間、書類の種類で簡単に絞り込みが出来ますし、それぞれのPDFに名前を付けておけば一目瞭然、すぐに目当ての資料にたどり着きます。

ファイルが厚くならないので、この機能かなり気に入っています。

既に分厚く成長してしまったファイルは、分厚いままですが・・・

その他、介護保険証、負担割合証等を利用者宅でタブレットやスマホでパチリと撮ったら、

そのままH2居宅システムへ利用者ごとに保存できます。

介護保険証を預かってなくしてしまうとか、個人情報を流出するようなことも防げ、安心なんです。

時代はペーパーレス化、デジタル化ですね。

今の段階では格納出来るデータ量に制限があるのですが、今後格納量を増やしてほしいとリクエストしているところです。

◆第4位「集中減算管理・サービスの利用割合の自動計算」

管理者の皆さんは、毎月のお仕事として集中減算管理がありますよね。

H2居宅システムでは、毎月の割合を自動で計算してくれます。

年に２回作成する、サービス利用割合の説明書類にも活用できる便利機能です。

集中減算は法人単位での計算、サービスの利用者割合は事業所単位での計算をしなくてはならないという複雑さですが、

その点も抜かりなく、法人別、事業所別それぞれで自動計算してくれるシステムです。

今まではエクセルシートに毎月のサービス数を入力して、割合を出していました。

皆さん大変ではなかったですか？

H２居宅システムでは「集中減算管理」画面で、自動で計算された数字を確認できますので、

これまでかけていた時間が何だったのかと、うれしいやら恨めしいやら・・・複雑な心境です。

◆第5位「介護記録の閲覧」

第５位は悩みました。色々あって。。。

どれか１つを選ぶとしたら、H2居宅システムを使用している事業所に併設の訪問介護事業所ならば、異なるシステムを利用していても、

ヘルパーさんが入力してくれた報告やサービス提供責任者による記録の閲覧ができるという機能です。

そして自分の支援経過にその情報を取り込みたい場合は、クリックひとつで完了です。

反対にケアマネジャーが記録した支援経過やサービス担当者会議録なども、訪問介護側から閲覧可能です。

もちろんすべての情報を無条件にオープンにしているわけではなく、

サービス事業所へ伝えなくても良い内容と判断した場合は、閲覧リストから外すようにも出来ます。

H2居宅システムを利用していない事業者同士であっても、色々な連携が出来るのが凄いなと改めて思っています。

他にも沢山便利機能がありますが、今回は私の中のベスト５を紹介しました。

番外編①

基本的にH2居宅システムでは帳票を印刷していません。

アセスメント、モニタリング、支援経過等は印刷せず、データで保存しています。

サービス担当者会議の時は、印刷した計画書をお持ちしますが、

利用者の署名はタブレット上に書いていただくことで計画書データにそのまま取り込めます。

先日、指でお名前を記載して頂いたら、指でも署名が出来ました！

でもきっとタブレット専用のペンの方が書きやすいので、ご用意しようと思います。

余談ですが、運営指導の際は、印刷せずデータを見て頂く事で対応可能です。

番外編②

H2居宅システムでは、ケアマネジャーのスケジュールを「予定」と「実績」の両面から管理することができます。

H2居宅システムにログインすると、１か月のカレンダーがトップページに現れます。

手帳に記入するように、どの日にモニタリングに行くのか、サービス担当者会議をするのかを入力すると、そのスケジュールが薄緑色で表示されます。

訪問が終了して事務所に戻り、モニタリングや担当者会議録を予定のスケジュールをクリックして入力すると、あら不思議、濃い緑色に変化します。

訪問はしたものの、支援経過やモニタリングなどの入力が漏れたり遅れたりということがあると思いますが、

このシステムでは記録まで終わっていることが一目瞭然で、運営基準減算になることを防いでくれます。

最後に

ここまで熱くお伝えしてきましたが、皆さんに「どんなシステムなんだろう」と興味を持っていただけたら幸いです。

「H2居宅システム」についてのお問い合わせよりは

下記お問い合わせフォーム又はLINEよりご連絡ください。

また、システム導入や業務改善についてのお困り事など、

介護コンサルティングについても「やさしい手」まで是非ご相談ください！

お問い合わせからご相談までオンラインで可能なため、

忙しくて対面でのご相談が難しい方もお気軽にご利用いただけます。

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